Online účtovníctvo alebo účtovníctvo bez haldy papierov? Sen alebo skutočnosť?
Dátum: 30.11.2022
Chcete byť ekologickejší, ušetriť čas, peniaze a používať menej zbytočných papierov? Je to sen alebo skutočnosť? Odpoveďou potešíme nielen podnikateľov ale aj účtovníkov. Slovensko sa pomaly, ale isto prepína do digitálnej doby. Online vzdelávanie, online meetingy, online nakupovanie a od januára 2022 nasadlo Slovensko aj na vlnu digitalizácie účtovníctva.
Čo to vlastne digitalizácia účtovníctva je? Zjednodušene povedané, znamená to, že už nie je potrebná kopa papierov. Už nemusíte platiť drahé skladovacie priestory na úschovu všetkých tých účtovných dokladov. Jednoducho stačí celý bloček alebo iný doklad naskenovať do počítača. Znie to pekne a jednoducho, ale na aké pravidlá netreba zabúdať?
Prvým krokom je vypracovanie internej smernice, ktorá predstavuje interný predpis každej účtovnej jednotky. Určíme v nej presné postupy a kroky, ktorými sa účtovná jednotka bude riadiť a ktoré sú pre ňu záväzné. Obsahuje napríklad spôsob číslovania dokladov, spôsoby a metódy vyraďovania majetku či evidenciu skladových zásob. Pokiaľ je pre nevyhnutnosť práce potrebné ošatenie, tak aj na to musí byť vypracovaná interná smernica.
Čo všetko by mala obsahovať interná smernica, keď sa rozhodneme viesť účtovníctvo „online“?
– Informáciu o konkrétnej oblasti účtovníctva, ktorá bude spracovávaná elektronicky. Môže to byť celé účtovníctvo alebo len jeho časť. Napríklad, že vystavené faktúry budú uchovávané elektronicky, ale pokladňa zostane v papierovej evidencií;
– dátum začatia platnosti, ktorý nám určuje odkedy je smernica platná;
– spôsob prevodu dokladov do digitálnej podoby;
– identifikáciu nosiča dát (CD, USB, server a podobne);
– spôsob zabezpečenia elektronických dokumentov.
V internej smernici by mal byť obsiahnutý spôsob splnenia požiadaviek na účtovný záznam. Je dôležité aby účtovný záznam bol čitateľný a jeho obsah nesmie byť porušený. Čiže doklad musí byť v digitálnej podobe aj so všetkými jeho prílohami, tak ako sme ho obdržali v papierovej forme.
Ďalším krokom je výber dátového nosiča, ktorý je na rozhodnutí každej účtovnej jednotky. Zákon neprikazuje konkrétne médium, na ktorom musia byť uložené dáta. Avšak požiadavky na účtovný záznam musia byť zabezpečené. Dátový nosič s dátami nesmie byť ľahko poškoditeľný a samozrejme musí byť zabezpečená bezpečnosť uložených dát, či už heslom alebo iným spôsobom. Tak ako v papierovej podobe, tak aj v digitálnej musia byť účtovné záznamy archivované počas zákonom stanovenej lehoty.
Po splnení všetkých požiadaviek vyššie, nám už nič nebráni viesť účtovníctvo úplne bez papierov a zbytočných nákladov.
Naša spoločnosť vám pomáha prejsť na online účtovníctvo aby sme vám ušetrili nielen čas a peniaze, ale zároveň tým pomohli ochrániť aj našu planétu. Neváhajte nás kontaktovať a prejdite s nami na účtovníctvo online.